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中小企业,你学会OA了吗? ||        OA,Office Automation,中文为办公自动化系统,应用于企业的流程管理、计划控制和知识共享,是企业强化内部管理、提升工作效率的重要信息化工具。根据赛迪发布的《中小企业信息化发展报告》,48%的中小企业选择使用OA,位居各类业务应用系统的第二位,甚至高于进销存管理。专家对此的评价是中国企业普遍存在着迅速规范管理、提高效率的需求,因为产品存在着被快速复制的风险,惟有优化的流程才是企业在竞争中获胜的生存之道。但是,专家也发现虽然上马OA系统的企业众多,但能够发挥出OA全部功效的却少之又少,这究竟是怎么回事呢?
案例一:十项全能,还是单项冠军?
        A电子仪器公司是家典型的生产制作型企业,今年的目标是精细管理,为此IT信息中心的总监白先生,策划并实施了公司的OA项目,加载的模块包括公文流转、人事计划、协作办公、资产管理、费用报销和视频会议等。白先生为了这个项目夜以继日的工作了三个月,总算在2007年年中完工上线。岂料到项目上马后,白先生变得更忙了。成天里,各个部门的求救电话络绎不绝,系统就像个百病缠身的病人,这个问题刚解决,那个问题又出现。不得已,A公司只得暂停了这套系统的使用,白先生半年的心血算是白白浪费。
点评:A公司似乎认为OA功能越全面强大,越有利于企业,越能达到精细管理的目标。但实际上,在公司内部环境尚未适应OA化管理时,这样做不仅无法规范企业管理,还有可能使公司管理陷入混乱。其实,OA的核心功能是公文流转,一方面在挑选OA系统时应着重测试这一功能;另一方面,在使用时应率先启用这一模块而不要盲目地上马所有模块。目前市面上公文流转功能较为强大的OA系统有35互联的35OA、泛微协同办公等。
案例二:IT经理的职业危机
       作为国际知名化妆品牌欧莱雅的供货商,H化工进出口公司的竞争力就在于其严密的成本控制体系。上半年,公司IT部门申请安装了一套OA软件,谁知该系统上马后,各业务部门纷纷抱怨系统存在漏洞,问题百出,影响业务操作。结果不仅这套花费十几万的OA系统被束之高阁,而且审计部还要求对采购环节进行调查,可怜的IT部经理被推到了风口浪尖。
        点评:购买软件版OA需要一次性付清全款,对企业的现金流压力较大,而且一旦部署失败,这笔投资就成为沉没成本。H公司就属于这种情况。其实现在有不少公司提供租用模式的OA产品,例如35互联、Xtools等。采用租用模式不仅解决了资金和风险问题,而且可以按需购买功能模块和增删用户数,符合中小企业快速变化的特点。因此,专家建议,中小企业大多处于发展期,应尽量采用租用模式的OA,以降低成本、提高灵活度。另外,在购买之前可以适当进行试用,不要仅听销售人员的一面之词。