中小企业，你学会OA了吗？ ||        OA，Office Automation，中文为办公自动化系统，应用于企业的流程管理、计划控制和知识共享，是企业强化内部管理、提升工作效率的重要信息化工具。根据赛迪发布的《中小企业信息化发展报告》，48%的中小企业选择使用OA，位居各类业务应用系统的第二位，甚至高于进销存管理。专家对此的评价是中国企业普遍存在着迅速规范管理、提高效率的需求，因为产品存在着被快速复制的风险，惟有优化的流程才是企业在竞争中获胜的生存之道。但是，专家也发现虽然上马OA系统的企业众多，但能够发挥出OA全部功效的却少之又少，这究竟是怎么回事呢？
案例一：十项全能，还是单项冠军？
        A电子仪器公司是家典型的生产制作型企业，今年的目标是精细管理，为此IT信息中心的总监白先生，策划并实施了公司的OA项目，加载的模块包括公文流转、人事计划、协作办公、资产管理、费用报销和视频会议等。白先生为了这个项目夜以继日的工作了三个月，总算在2007年年中完工上线。岂料到项目上马后，白先生变得更忙了。成天里，各个部门的求救电话络绎不绝，系统就像个百病缠身的病人，这个问题刚解决，那个问题又出现。不得已，A公司只得暂停了这套系统的使用，白先生半年的心血算是白白浪费。
点评：A公司似乎认为OA功能越全面强大，越有利于企业，越能达到精细管理的目标。但实际上，在公司内部环境尚未适应OA化管理时，这样做不仅无法规范企业管理，还有可能使公司管理陷入混乱。其实，OA的核心功能是公文流转，一方面在挑选OA系统时应着重测试这一功能；另一方面，在使用时应率先启用这一模块而不要盲目地上马所有模块。目前市面上公文流转功能较为强大的OA系统有35互联的35OA、泛微协同办公等。
案例二：IT经理的职业危机
       作为国际知名化妆品牌欧莱雅的供货商，H化工进出口公司的竞争力就在于其严密的成本控制体系。上半年，公司IT部门申请安装了一套OA软件，谁知该系统上马后，各业务部门纷纷抱怨系统存在漏洞，问题百出，影响业务操作。结果不仅这套花费十几万的OA系统被束之高阁，而且审计部还要求对采购环节进行调查，可怜的IT部经理被推到了风口浪尖。
        点评：购买软件版OA需要一次性付清全款，对企业的现金流压力较大，而且一旦部署失败，这笔投资就成为沉没成本。H公司就属于这种情况。其实现在有不少公司提供租用模式的OA产品，例如35互联、Xtools等。采用租用模式不仅解决了资金和风险问题，而且可以按需购买功能模块和增删用户数，符合中小企业快速变化的特点。因此，专家建议，中小企业大多处于发展期，应尽量采用租用模式的OA，以降低成本、提高灵活度。另外，在购买之前可以适当进行试用，不要仅听销售人员的一面之词。